22. Juli 2020
Microsoft Teams Anfänger Leitfaden
Microsoft Teams ist in vielen Unternehmen zum Standard geworden
Wir selbst nutzen Teams schon von Beginn an, aber spätestens durch die Corona Krise hat es sich auch in vielen Unternehmen als das Tool zur übergreifenden Zusammenarbeit etabliert.
Aus diesem Grund schreiben wir diesen Microsoft Teams Anfänger Leitfaden und bieten einen Quick Start Guide zum Download an, um Ihnen die Basics zu vermitteln.
Was macht Microsoft Teams?
Innerhalb eines Fensters können Benutzer auf eine Vielzahl wichtiger Office 365-Apps und -Tools zugreifen, um effektiver arbeiten zu können, z.B.:
- Kalender und Meetings
Erstellen, teilen, bearbeiten und suchen Sie Inhalte (SharePoint, OneDrive und OneNote)
- Sprechen und treffen Sie sich mit Teammitgliedern
Chat und Instant Messaging
Die Hauptfeatures von Teams
- Eine zentrale Anwendung (Hub)
- Office 365 Integration
- Anpassung von Teams über eine API und ein Bot Framework
- Enterprise Security und Compliance
- Azure Active Direktory Integration
- Keine zusätzlichen Kosten für Office 365 Benutzer
Teams benutzen
Bevor Sie beginnen, ist es wichtig zu verstehen, wie Teams in das Office 365 passt, da das Erstellen von Teams einige umfassendere Auswirkungen hat. Jedes erstellte Team erstellt automatisch einen passenden Plan, eine SharePoint-Teamwebsite, eine Office 365-Gruppe und ein freigegebenes OneNote. Dies bringt zwar eine Reihe großer Vorteile mit sich, wie z. B. gemeinsam genutzte Dokumente und zentralisierte Teaminformationen, kann jedoch zu Problemen bei der Verwaltung und der Administration führen. Glücklicherweise ermöglicht die Administratorseite von Teams, dass dies verwaltet wird, wie wir weiter unten behandeln werden.
Übersicht
Sobald Ihre Organisation Zugriff auf Teams hat, können Sie: die Desktop-Anwendung herunterladen, über Ihren Browser auf Teams zugreifen oder die mobile App herunterladen.
Teams und Kanäle
Um Ihre Zusammenarbeit zu starten, benötigen Sie ein Team. Das Einrichten von Teams ist einfach und mit wenigen Klicks erledigt. Dazu sind ein Teamname und eine Beschreibung erforderlich. Dadurch können Teammitglieder hinzugefügt werden. Wie oben erwähnt, erstellt ein neues Team eine passende Office 365-Gruppe, OneNote, SharePoint-Website und einen Plan. Daher muss dies mit einiger Vorsicht erfolgen.
Jedes Team hat Unterabschnitte, die als Kanäle bezeichnet werden und ein allgemeiner Kanal wird automatisch erstellt. Sie können mehrere Kanäle innerhalb eines Teams haben. Sie könnten beispielsweise ein „Marketing -Team“ und dann Kanäle wie „Social Media“, „Produkteinführung“, „Blogs“ usw. haben. Oder ein Unternehmen könnte ein Team sein und Kanäle können sich auf Abteilungen beziehen – Sie können wählen, was zur Arbeitsweise Ihrer Organisation passt. Immer wenn es eine neue Benachrichtigung oder Aktivität gibt, wird der Kanal fett gekennzeichnet.
Tabs in Kanälen
Jeder Kanal hat oben seine eigenen Registerkarten. Konversation (Gruppenchat), Dateien (freigegebene Dokumente) und Notizen (freigegebenes OneNote) werden automatisch erstellt, und Sie können dann Ihre eigenen Registerkarten hinzufügen.
Konversation
Jeder Kanal hat oben seine eigenen Registerkarten. Konversation (Gruppenchat), Dateien (freigegebene Dokumente) und Notizen (freigegebenes OneNote) werden automatisch erstellt, und Sie können dann Ihre eigenen Registerkarten hinzufügen.
Gespräche sind eines der Hauptmerkmale von Teams, so dass jedes Team eine zentralisierte Diskussion führen kann, die gespeichert wird und leicht durchsuchbar ist. Gespräche sind die zentrale Komponente, in der die gesamte Teamarbeit aufgezeichnet wird – von der Dateifreigabe bis hin zu Videoanrufen.
Durch die Verwendung von @mentions können Sie Teilnehmer oder sogar ganze Teams markieren, um diese zu benachrichtigen. Benutzer, die sich Gespräche ansehen, können anhand des roten @ -Symbols leicht erkennen, wo sie erwähnt wurden, um für sie wichtige Bereiche hervorzuheben. Darüber hinaus benachrichtigt Sie Ihre Desktop-App über eine Warnung. Neben dem Taggen können Benutzer Inhalte „mögen“ und Emoticons oder GIFs teilen.
Dateien
In Ihrem Teamfenster können Sie eine Vielzahl von Aufgaben direkt in diesem Fenster oder Browser ausführen, so dass Sie nicht zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln müssen. Zu diesen Aufgaben gehört die Möglichkeit, Dateien zu löschen, herunterzuladen, zu verschieben, zu öffnen, zu kopieren, zu bearbeiten oder einen Link zu erhalten, der mit anderen geteilt werden kann. So erhalten Sie alle wichtigen Funktionen, die Sie in den nativen Apps erhalten würden.
Sie können auch einen Gruppenchat neben der Datei starten, um Teamdiskussionen zu ermöglichen, während alle an den Dateien arbeiten. Diese Konversation wird in Ihrem Konversationsthread angezeigt.
Notizen
Mit Notizen gelangen Sie zum OneNote, welches in Ihrem Team freigegeben ist. In Teams können Sie Ihre OneNotes anzeigen und bearbeiten (direkt im Teamfenster) oder in der OneNote-App klicken, um sie zu bearbeiten.
Registerkarten hinzufügen
Wie bereits erwähnt, können Sie neben diesen drei automatischen Registerkarten auch eigene hinzufügen, darunter derzeit Planer, Excel-Tabellen, Word-Dokumente, Power BI-Dashboards und mehr.
Microsoft-Produkte können jetzt problemlos hinzugefügt werden, aber es gibt auch viele zukünftige Integrationen für Teams. Da die Integration zwischen Systemen für die Teamarbeit so wichtig ist, können wir mit viel mehr Partnerschaften und sofort einsatzbereiten Integrationen rechnen!
Menu
Auf der linken Seite können Sie zu verschiedenen Bereichen innerhalb von Teams navigieren, z. B. zu Chats, Besprechungen, Dateien und Aktivitäten. Die meisten davon sind ziemlich selbsterklärend:
Aktivitäten: Zeigt Ihnen die letzten Aktivitäten der Teams an, zu denen Sie gehören.
Chat: Hier werden Ihre Konversationen gespeichert und ein vollständiger Chatverlauf bereitgestellt. Für einen Chat innerhalb eines Teams sollten Sie jedoch das Menü Teams verwenden und den Gruppenchat unter „Konversation“ halten.
Teams: Eine Übersicht aller Ihrer Teams, zu denen Sie gehören, und ermöglicht Ihnen einen Drilldown in jeden Kanal innerhalb der Teams. Hier können Sie auch Teams erstellen.
Besprechungen: Auf der Registerkarte Besprechungen werden Ihre Besprechungen aus Outlook abgerufen und auf der Registerkarte Besprechungen können Besprechungen geplant werden, die an ein Team gesendet werden. Wenn Sie andere Besprechungen mit externen Benutzern oder Einzelpersonen planen möchten, müssen Sie weiterhin Outlook verwenden, da auf der Registerkarte Teambesprechung nur eine Besprechung mit einem Team geplant werden soll. (Denken Sie daran, dass das Ziel die Zusammenarbeit im Team und nicht die Kalenderverwaltung ist.)
Dateien: In Dateien können Sie schnell Dateien in OneNote, OneDrive und in Teams finden und anzeigen (auf ihren eigenen SharePoint-Websites gespeichert). Es gibt auch eine sehr hilfreiche Registerkarte „Zuletzt verwendet“, auf der Sie schnell auf die neuesten Dokumente zugreifen können, an denen Sie gearbeitet haben, sowie eine Verknüpfung zu Ihren Downloads.
Admin
Microsoft Teams ist bereits ein großartiges Produkt, da es große Flexibilität ermöglicht und Ihnen viele Möglichkeiten bietet. Wie bereits erwähnt, kann der Einstieg in Teams jedoch auch einige Auswirkungen haben, die zu Kopfschmerzen beim Administrator führen können. Glücklicherweise können Sie in Office 365 Admin die Teameinstellungen in der Gruppensteuerung steuern. In den Administratoreinstellungen können Sie steuern, wer Teams erstellen kann, welche Funktionen zulässig sind oder nicht, z. B. Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe oder animierte Bilder, oder ob Erweiterungen verwendet werden können. Dies gibt Ihnen die Kontrolle, die erforderlich ist, um eine Governance gemäß den Richtlinien Ihres Unternehmens zu ermöglichen, und stellt sicher, dass Sie die Kontrolle über die App behalten können.
FAQ
Ist Teams jetzt verfügbar? Ja – Microsoft Teams ist allgemein verfügbar.
Welche Office 365-Pläne enthalten Teams? Teams stehen Kunden von Business Essentials, Business Premium, F1, E1, E3, E4 (im Ruhestand) und E5 zur Verfügung. Es ist auch für Bildungs- und gemeinnützige Pläne verfügbar, aber noch nicht für die Regierung.
Was steht auf der Roadmap von Teams? Die vollständige Roadmap von Teams finden Sie hier.
Was ist mit Skype for Business? Teams wird Skype for Business ersetzen! Hier erfahren Sie mehr.
Arbeitet Teams mit Personen außerhalb Ihrer Organisation zusammen? Ja – diese Funktion wurde hinzugefügt und kann ein- oder ausgeschaltet werden. Der Gastzugriff ist in allen Office 365 Business Premium-, Office 365 Enterprise- und Office 365 Education-Abonnements enthalten. Es ist keine zusätzliche Office 365-Lizenz erforderlich. Der Gastzugriff ist eine Einstellung auf Mandantenebene in Microsoft Teams und standardmäßig deaktiviert. Hier erfahren Sie mehr.
Download Microsoft Teams Anfänger Leitfaden
Unseren Microsoft Teams Anfänger Leitfaden oder auch Quick Start Guide können Sie hier herunterladen.
